Når du og din forening har fået en god ide, som i ønsker at føre ud i livet, så påbegyndes de forskellige faser, som man gennemgår ved et projekt.

Faserne rykker projektet fra den gode ide og frem til det endelige resultat. Det er en stor fordel, at have kendskab til disse faser, når man påbegynder sit projekt, da det giver indblik i den proces man skal gennemgå og gør projektet mere håndgribeligt. Det gør desuden også, at man nemmere kan arbejde med en tidsplan for ens projekt.

Baggrund, vision og målsætninger

Foreningen skal fra starten kigge på sit udgangspunkt og finde sin egen virkelighed, hvem er din forening, hvad gør I i dag og hvorfor, målgrupper, hvordan ser omverdenen ud osv.

Redskaber som kan bruges til at afdække muligheder og svagheder:

• Mental Map Model (MMM)
• SWOT
• PEST
• Interessentanalyse

Fundraising historisk og tidligere resultater

Har foreninger brugbare erfaringer som kan benyttes i et nyt projekt?

Fremtidigt funding behov

Hvilken økonomi er der behov for at løse opgaven?

Konkurrentanalyse

• Gør andre det samme som dig?
• Er der interessekonflikter eller kan der skabes partnerskaber?
• Er der synergieffekter?
• Er det kommunale projekter, så som daginstitutionsbyggeri, ældreboliger, skolebyggeri eller andet?

Begrundelse for behov

• Hvorfor er det din forening som skal tilgodeses?
  
• Hvad er det særlige ved dit projekt, samfundsrelevans, særlige målgrupper eller nytænkning?

Fundraising muligheder

• Hvilke muligheder har foreningen for at skaffe penge - private fonde, kommunale, statslige, internationale eller EU fonde, crowdfunding, indsamling, lån osv.?
• Søg i fondsdatabaser og websites - find nogle af fondsdatabaserne her.

Organisering

• Fundraising er en holdsport og der skal laves en gameplan. Inddragelse giver medansvar, sammenhold, fællesskabsfølelse og commitment til opgaveløsning.
• Hvordan sætter foreningen sit hold. Foreningen skal finde ud af, hvem der skal lede og arbejde med projektet. Skal det være ledelsen, et eksisterende udvalg, eller skal der skabes et helt nyt forum til formålet.
• Hvilke faglige kompetencer er der til rådighed?
• Foreningen finder måske ud af, at de ikke alene kan løfte opgaven og søger professionel hjælp.

Fundraising budget - økonomi og finansiering

• Hvad vil det koste at gennemgøre projektet, egne midler, projektbudget, finansieringsplan, kommunale midler og efterfølgende et driftsbudget. Økonomien er altid en del af tids- og handleplanen.
• Likviditet og udbetalinger fra fonde og puljer - bilag.

Tids- og handlingsplan

Økonomi og handlinger hænger sammen, rollefordeling, opgavefordeling

Kommunikation og formidling

Formidlingen af projektet til medlemmer, lokalsamfund, kommune, partnere, bidragsydere og andre. Sker det gennem website, sociale medier, husstandsomdeling, aviser, tv. Hvem udtaler sig?

Projektbeskrivelse er et meget vigtigt redskab til at kaste lys over din gode idé. Samtidig er det et vigtigt redskab, når du skal udarbejde din fondsansøgning.

Her kan du se hvilke temaer en projektbeskrivelse kan indeholde.

Projektets titel

Det er en god idé at give projektet en kort og præcis titel. Find evt. en original titel som kan bruges af alle i hverdagen.

Projektansvarlige

Skriv altid hvem der er økonomisk og juridisk ansvarlig for projektet. Oplys navn og kontaktoplysninger på de personer, hvor man kan få oplysninger of afklaret spørgsmål i forbindelse med projektet.

Det vil ligeledes være en fordel, at beskrive hvilke kompetencer og kvalifikation de projektansvarlige har. Det kan være med til at synliggøre de ansvarliges legitimitet, og hvorfor de er ansvarlige for projektet.

Projekt ideen kort

Det er en god idé at beskrive projektet i en kort version. Du skal bruge det til, at redegøre for projektet når du/I bliver spurgt, om du kan præsentere projektet i et par sætninger.

Tager du kontakt til en fond, er det en god idé at kunne redegøre kort for projektet.

• Målgrupper - hvorfor vil projektet gøre en forskel?
• Hvem er I, der ønsker projektet?
• Er der noget nyskabende ved projektet?
• Hvor og hvornår skal projektet finde sted?

Baggrunden for projektet

• Hvem er I, og hvem er jeres forening?
• Hvad er det for et problem eller udfordring, I ønsker at løse?
• Hvordan ønsker I at ændre den tilstand, og med hvilke midler ønsker I at ændre?
• Hvordan kan projektet bidrage til, at ændre den tilstand I ønsker at ændre?
• Skriv noget om målgruppen og deres situation?

Målgruppen

Hvem er projektets målgruppe - vær meget konkret med beskrivelsen af målgruppen. I kan opdele målgruppen i to dele. En primær som får en direkte fordel ved gennemførslen af projektet, og en sekundær målgruppe som opnår fordele "lidt på sidelinjen".

Projektets overordnede formål

Man kan sige, at visionen er et formål, som ikke direkte kan opnås gennem projektet. Det er et langsigtet perspektiv, som projektet skal være med til at arbejde hen mod.

Det er vigtigt, at der er overensstemmelse mellem projektets overordnede formål og formålsparagraffen i jeres vedtægter.

Projektets mål

Det resultat som I ønsker skal komme ud af projektets gennemførelse.

Eksempler:

• Måske er det en helt ny idrætsfacilitet som tilgodeser indbyggerne i lokalområdet
• Måske er målet at flere ældre skal komme ud af ensomhed gennem aktiviteter i foreningen
• Måske er det integration og få flere familier fra lokalområdet til at dyrke idræt sammen med danske familier i idrætsforeningen
• Måske er det at at få flere piger til at dyrke fodbold i fodboldklubben.
• Måske at flere børn og unge til at benytte spejderhytten
• Måske skal et samarbejde mellem folkeskolen og idrætsforeningen lære børnene i 5. og 6. klasse om vigtigheden af sund kost og bevægelse.
• Måske at skabe relationer og fællesskab i lokalområdet.

Projektets succeskriterier

Opsæt nogle kriterier som du kan måle på, når projektet er overstået, men også bruge til at vurdere, om du er godt på vej undervejs i projektet.

Du kan opsætte tre typer af mål - inputmål, outputmål og effektmål.

Inputmål:

Disse mål har du selv mulighed for at påvirke gennem direkte ændringer

Outputmål:

Disse mål er de umiddelbare resultater af projektets gennemførelse. Det kan være at succeskriteriet har været 30 nye medlemmer, samarbejde med 10 folkeskoler eller at få 50 ældre til at komme i foreningen.

Effektmål:

Er knyttet til projektets overordnede formål, og beskriver om det er lykkedes at opnå en effekt overfor målgruppen - forberede en situation. I det hele taget om projektet har gjort en forskel.

Du/I kan anvende SMART modellen som et hjælperedskab til at udarbejde dine mål samt finde ud af om målene er opnået. Læs mere om den her.

S pecifikke

M ålbart

A ccepteret

R ealistisk

T idsbestemt

Sørg for at lave mellem 1 til 5 inputmål, outputmål og effektmål.

Målgruppen

Sørg altid for at afklare med målgruppen, hvad deres ønsker er, og hvad der sættes i gang. Beskriv hvad du har gjort.

Rekruttering af deltagere til projektet

Skal du rekruttere deltagere til projektet, er det vigtigt at finde ud af hvordan og beskrive dette.

Samarbejdspartnere

Præsenter hvis der er samarbejdspartnere. Hvem er de? Hvorfor er de i projektet. Hvilken rolle spiller de i projektet?

Projektets aktiviteter og indhold

Det er her hele projektideen kommer på banen. Det som er kernen i projektet. Her beskriver du dit projekt i detaljer. Jo større og mere kompliceret dit projekt er, jo mere detaljeret skal du beskrive aktiviteterne og indholdet. Vær opmærksom på at alt det som koster penge senere, skal kunne findes i budgettet.

Metoder og modeller

• Hvordan arbejder i med projektet?
• Er det kun frivillige eller ansættes der personer til at løse opgaver?
• Skal der bruges konsulenter, rådgivere eller andet?
• Hvordan tackler i evt. religiøse eller politiske forskelle?
• Hvilke beslutningsprocesser beslutter I jer for?
• Hvad med økonomistyring og projektledelse?

Mange spørgsmål melder sig i denne proces.

Forankring af projektet

Skal projektet forankres skrives hvordan.

Tidsplan/milepæle

Milepæle er et udtryk for, hvor projektet befinder sig på et bestemt tidspunkt i forløbet.

Detaljeret tids- og handleplan

Beskriver handlinger, ansvarsområder, tidsforbrug og evt. indsæt milepæle.

Økonomi

Budgettet er en meget central del af projektbeskrivelsen. Vær meget præcis med udarbejdelsen.

I skal udarbejde et projektbudget/anlægsbudget, finansieringsbudget og et driftsbudget.

Risikoanalyse

Indeholder en analyse af de mest oplagte risici, der kan opstå undervejs i projektet, og som kan udfordre projektet i igangsætning eller nå målsætningerne.

Evalueringsplan

I skal allerede i planlægningsfasen finde ud af, hvordan i vil evaluere projektet.

Kommunikationsplan

Hvordan vil i kommunikere jeres budskaber eksternt og internt? Lav en plan for dette. Egne medlemmer, presse, sociale medier, website osv.

Bilag

Budget- og finansieringsplan, årsregnskab, vedtægter, støtteerklæringer, tegninger, fotos og andre relevante bilag.

PEST Analyse

Analyseredskaber som kan anvendes til at analysere hvordan omverdenen ser ud. Udgangspunktet kan tages både lokalt og landsdækkende.

Denne analyse vil fortælle os i hvilke retninger, i det eksterne miljø, vi skal rette vores opmærksomhed. Vores perspektiv vil være i lokal og national retning, dog med samfundets overordnede tendenser indenfor området.

Modellen dækker områderne

P) Politisk

E) Økonomisk

S) Sociologisk

T) Teknologisk

Tids- og handlingsplan

Tids- og handlingsplanen kan benyttes til at beskrive alle de handlinger, som du forventer at gennemgå i forbindelse med dit projekt. Modellen kan være god til at give et overblik over de skridt, som du forventer at skulle tage, og sikre at processen bliver gnidningsfri.

Mental Model Map

En analysemodel som hjælper til at finde ud af om foreningen møder virkeligheden. Vil belyse om foreningen er fulgt med tiden og matcher det omgivende samfund. Modellen tager udgangspunkt i 1) aspekter som f.eks. ungdomsmedlemmer, faciliteterne, organisationen eller kommunikationen. Det er vigtigt at beskrive så mange aspekter som muligt. 2) Nuværende Mental Model - hvordan ser foreningen sig selv. Dette beskrives samlet i et resume. 3) Oprindelse - hvor stammer den opfattelse fra? 4) Ny situation - vurder om situationen for det enkelte aspekt, stadig er den samme for den nuværende mentale model 5) Ny Mental Model - beskriver den nye mentale situation. Det evt. nye mentale tilstand beskrives i et resume.

Afsættet i den Nye Mental Model kan skabe ny inspiration til hvordan projektet kan udformes og hvordan ansøgningerne til puljer og fonde kan vinkles.

Der er en lang række aspekter i idrætsforeningerne.

*Dette er kun eksempler.

Interessent analyse

Et analyseredskab som kortlægger hvilke interessenter, der har både positiv og negativ interesser i foreningens projekt, samt hvilke interesser, og hvad behovet for information er.